Átláthatatlan pénzügyekkel küzdesz?

2025. szeptember 25.

Vállalkozóként vagy könyvelőként biztosan ismerős az érzés: hiányzó számlák, elveszett drive-mappák, végtelen egyeztetések… pedig nem kellene így lennie. Ebben a blogcikkben bemutatom a Quicket, azt a magyar fejlesztésű rendszert, ami vállalkozói szemlélettel segít rendezni a számlákat, költségeket és szerződéseket. Pénzügyi virtuális asszisztensként nap mint nap használom, és látom, mennyi stressztől szabadítja meg az ügyfeleket – a könyvelőket pedig a hiányzó dokumentumok utáni vadászattól.

„Ki segíthet a vállalkozásom adminisztrációjában?” – Kulcsszavak, keresések és a valódi relevancia

2025. szeptember 3.

Ha valaha is próbáltál Google-hirdetést készíteni vagy a weboldalad szövegét keresőoptimalizálás szempontjából átdolgozni, biztosan találkoztál már a kulcsszókutatás kihívásaival. A jó kulcsszó olyan, mint az ajtó zárjához megfelelő kulcs – ha illik a zárba, be tud jutni az, akit valóban vársz.

De hogyan találd meg a jó kulcsszavakat, amikor a Google mást gondol rólad, mint te magadról?

Kisvállalkozóként, szolgáltatóként pontosan tudom, hogy kinek szól, amit csinálok: vállalkozóknak, cégvezetőknek, akiknek túl sok az adminisztráció, időhiányban szenvednek, és megbízható külső támogatót keresnek. Mégis, amikor beállítok egy kampányt Google Adsben, rendre olyan kulcsszavakat javasol a rendszer, amelyek nem az én célcsoportomat célozzák, hanem a hozzám hasonló virtuális asszisztenseket, akik munkát keresnek.

Például ilyen ajánlásokkal találkoztam:

„virtuális asszisztens munkák”

„virtuális asszisztens állás”

„virtuális asszisztens képzés”

Bármennyire is pontosan határoztam meg, kinek és mit szeretnék hirdetni, a rendszer mégis rendre félrecélzott.

A cél: beszélj a leendő ügyfeled nyelvén

A kulcsszókutatásnak éppen ez a lényege: nem az számít első sorban, mit mondasz magadról, hanem az, mit ír be a keresőbe az, akinek valóban segíteni tudsz. Ez sokkal nehezebb, mint elsőre gondolnánk. Hiába használjuk mi szakmailag helyesen a „virtuális asszisztens szolgáltatás” vagy „adminisztráció kiszervezés” kifejezéseket, a leendő ügyfél lehet, hogy egész másképp keres:

„ki segíthet a vállalkozásom adminisztrációjában”

„hogyan szervezzem ki az adminisztrációt”

„asszisztens vállalkozóknak online”

„ki segít időbeosztásban vállalkozóként”

Ezek a hosszabb, úgynevezett long-tail kulcsszavak gyakran értékesebbek, mint a rövidek, mert kevesebben keresnek rájuk, de sokkal nagyobb arányban válnak belőlük valódi ügyfelek.

A klasszikus kulcsszókutató eszközök mellett érdemes „körülnézni a való világban" is, nézzük, én hogyan végzek kulcsszó kutatást.

A Google Ads Kulcsszótervezőjével kezdek, ami remek kiindulási alap, és jól megmutatja, hogy az adott kulcsszó milyen gyakorisággal fordul elő. A Google Trendsben megnézem az aktuális "keresési trendet", ez ugyan nem terület specifikus, de inspirációként és időbeli változások követésére alkalmas. Az első "lifehack"-em a Google Autocomplete, vagyis elkezdek beírni a keresőmezőbe valamit, és megnézem, hogy milyen élő javaslatokat ad ki közben. A kapott találatok alapján fórumokon, közösségi média oldalakon, csoportokban olvasgatva, beszélgetve az emberek valódi kérdéseit, köznyelvi szóhasználatot, szófordulatokat csíphetek el, ami nekem valószínűleg nem jutna eszembe.

Másolástól, plagizálástól határozottan óva intek mindenkit, azonban a versenytársak oldalai inspirációként szolgálhatnak, de a legfontosabb, hogy a saját stílusunkat, saját hangunkat tartsuk meg a kommunikációnk során.

És végül, de nem utolsó sorban (sőt!) - ha már rendelkezel saját ügyfelekkel, az ő kérdéseik a legértékesebb forrásod, mert hozzád közvetlen kapcsolódó igényeket fogalmaznak meg.

Ezek kombinálásával fokozatosan körvonalazódik, hogyan fogalmazz, milyen szavakat érdemes használnod, és hogy mely keresőkifejezésekre van valós igény.

Példák az én kulcsszavaim közül

Az alábbiakat én is használom a tartalmaimban, hol tudatosan, hol ösztönösen, de most már SEO szempontból is figyelve rájuk:

virtuális asszisztens

virtuális asszisztencia

virtuális asszisztens szolgáltatás

távasszisztens

virtuális titkárnő

virtuális személyi asszisztens

adminisztráció kiszervezés

üzleti adminisztráció támogatás

online ügyfélszolgálat kiszervezve

back office kiszervezés

virtuális iroda támogatás

online vállalkozástámogatás

asszisztens vállalkozóknak online

Nem hasraütés-szerűen választottam őket, hanem konkrét keresési mintákra és ügyféligényekre alapozva. És bár nem lehet mindegyiket egyszerre beépíteni egyetlen blogcikkbe vagy oldalra, ezekből mindig lehet válogatni, kontextustól és célcsoporttól függően.

És hogy miért foglalkozom ennyit a kulcsszavakkal?

Mert minden tartalom – blog, közösségi média poszt, weboldal – akkor éri el a célját, ha eljut azokhoz, akiknek valóban szól. Nem szeretnék pazarolni sem időt, sem pénzt olyan hirdetésekre, amik teljesen más közönséget érnek el.

Ha úgy gondolod, hogy másnak is hasznos lehet az írásom, megköszönöm, ha megosztod.

Ha szeretnéd, hogy a vállalkozásod adminisztratív feladatai pontosan, rendszerezetten működjenek és szívesen dolgoznál velem, keress bátran.

Ha még nem tudod biztosan, hogy miben tudnálak támogatni, nézd meg itt.

Ez több, mint egy asszisztencia szolgáltatás: ez virtuális vállalkozástámogatás.

Mit és hogyan dolgozom?

Avagy a virtuális asszisztens szolgáltatásom testközelből 

2025. augusztus 5.

Gyakran felmerülő kérdés, számtalan különböző formában megfogalmazva elhangzott már. Van, hogy közvetlenül nekem teszik fel, van, hogy ügyfelemnek, mikor rólam, a velem való együttműködésről beszélget valakivel. Az egyik személyes kedvencem, amikor egyik ügyfelemtől kérdeztek vissza, hogy “...ez is ilyen mesterséges intelligencia izé, ugye?! 🤖”

Nos, jelentem 100%-ig természetes intelligencia vagyok 🤓, és arra gondoltam, hogy a leggyakoribb feladatok bemutatásán keresztül egy picit “közelebb hozom” a virtuális asszisztensi munkát. 

Fontos már az elején tisztázni, hogy nem minden virtuális asszisztens ugyanazt csinálja, ez ugyanis nem egy szakma, hanem egy gyűjtőfogalom. Olyan számos szakterületre szakosodott, képzett szakemberekre használjuk, akik online eszközökkel, legnagyobb arányban távolról segítik az ügyfeleik munkáját. Pénzügyi-, marketing-, humán erőforrás-, grafika-, webdesign-, és még biztosan lehetne sorolni azokat a szakterületeket, melyek feladataira biztosan találsz kiváló virtuális asszisztens szakembert. Van köztünk, aki igény szerint személyes közreműködést is vállal, például én is, valamint van, aki kizárólag távolról dolgozik.

Az elmúlt hetekben egy bejegyzés sorozatban, külön-külön posztban picit részletesebben mutattam be a Facebookon és a Linkedinen a konkrét feladatokat, melyekkel leggyakrabban megbíznak az ügyfeleim, és ezeket a feladatokat hogyan végzem el (az egyes posztok linkjeit beteszem a témákhoz) 

Ezen bejegyzés-sorozatnak alapján, afféle összefoglalóként született meg ez a blogbejegyzés azok kedvéért, akik jobban szeretik egyben látni, olvasni az őket érdeklő témákat.

A weboldalamon a Szolgáltatások fülön egy részletes listát találsz, az ott felsorolt összes feladatot lehetetlen teljes részletességgel bemutatni, ezért emelek ki csak néhányat, úgy érzem ezekkel is közelebb tudom hozni a témát azokhoz, akik még nem találkoztak vele.

Első, ingyenes meeting

Minden együttműködés egy első lépéssel indul: az ingyenes online konzultációval. Itt tisztázzuk, mit szeretnél delegálni, mit vársz el, és én tudok-e ebben kapacitással, tudással támogatni. Ha igen, Google Meet-en találkozunk – 30-40 perc, de soha nem siettetem. Ez a beszélgetés mindig ingyenes, hiszen ebből lesz átlátható, mire és hogyan szerződünk.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Ügyfélszolgálat kiszervezése

E-mailek, telefonok, kérdések, reklamációk – ezeket mind át tudom venni. Legyen szó gyors válaszról, udvarias hangnemről vagy épp riportálásról, az ügyfeleid azt érzik: rájuk figyelünk. Neked pedig felszabadul az időd.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Számlázás, könyvelés előkészítése

Számlázz.hu, Billingo, Quick – otthonosan mozgok ezekben. Kérésre kiállítom a számlát, letöltöm, rendszerezem, előkészítem a könyvelőnek. Pontosan, időben, nyűg nélkül.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Quick pénzügyi rendszer – bevezetés és működtetés

A Quick az egyik titkos fegyverem. Ha szeretnéd, hogy a pénzügyeid átláthatók legyenek, segítek bevezetni, megtanítom használni, vagy akár én kezelem helyetted nap mint nap.

Kapcsolódó Facebook poszt - 1 / Kapcsolódó Facebook poszt - 2

Kapcsolódó Linkedin poszt - 1 / Kapcsolódó Linkedin poszt - 2

Bevallások, nyilvántartások, adatszolgáltatások

Nem mindenhez kell könyvelő. Egy KATA bevallás, eSZJA ellenőrzés vagy bevétel-nyilvántartás? Segítek, kialakítom, rendben tartom – hogy ne legyenek kellemetlen meglepetések.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Irat-, dokumentációkészítés, kezelés

Szerződések, árajánlatok, HR iratok – sablonok, elnevezések, tárolás. Kialakítok egy logikus rendszert, hogy ne legyen több elfelejtett verzió, káosz a fájlnevekben vagy felesleges keresgélés.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Webshop asszisztencia (WooCommerce)

Új terület, amit imádok! Termékfeltöltés, kuponok, készletkezelés, rendelésfigyelés – minden, ami a háttérben kell, hogy a webshop zökkenőmentesen működjön.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

SM platform kezelés

Facebook, Insta, LinkedIn – fiók létrehozás, posztok készítése, komment moderálás. Mindez saját profilról, biztonságosan. Neked pedig nem kell napi szinten bajlódnod a tartalomkezeléssel.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Adat-, információgyűjtés

Piackutatás, konkurenciafigyelés, trendek, árak – bármi, amihez idő kéne, de nincs. Te megadod a témát, én szállítom a rendszerezett, átlátható anyagot.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Humánerőforrás menedzsment

Új dolgozó felvétele? Munkaidő-nyilvántartás? EFO-bejelentés? Ezeket mind nyugodtan rám bízhatod – akár meglévő rendszerbe illeszkedve, akár nulláról felépítve.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Hirdetéskezelés – Meta és Google

Nem árulok csodát. De beállítom, figyelem és karbantartom a Facebook és Google hirdetéseidet, ha tudod, kit szeretnél elérni. A technikai rész az én dolgom – te pedig fókuszálhatsz a stratégiára.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Személyi asszisztencia – mert a vállalkozó is ember

Időpont-egyeztetés, gyerek táborának intézése, naptár újraszervezése? Igen, néha a magánélethez is kell egy biztos háttér. Én ezt is vállalom, ha már ismerjük egymást – bizalmi alapon.

Kapcsolódó Facebook poszt / Kapcsolódó Linkedin poszt

Beszéljünk!

Ha bármelyik terület megszólított, írd meg, miben lenne jó a támogatás. Egy első, ingyenes beszélgetésnél nincs veszítenivalód – és lehet, hogy pont egy virtuális asszisztenssel lesz nyugodtabb, átláthatóbb és tervezhetőbb a vállalkozói mindennapod.

Ha ismersz valakit, akiről úgy gondolod, hogy hasznos lenne számára, kérlek oszd meg vele ezt a cikket.

#hanova #szolgáltatások #virtuálisasszisztens #etikusvirtuálisasszisztens #onlinevállalkozástámogatás #háttértámogatás #távasszisztens

Hatékony idő- és projektmenedzsment: Eisenhower-mátrix és Trello

2025. február 21.

A mindennapok során gyakran szembesülünk azzal, hogy a feladatok sokasága eláraszt minket. Sürgős határidők, hosszú távú tervek, napi teendők – mindez könnyen káoszba fulladhat, ha nincs egy jól bevált módszerünk arra, hogyan kezeljük őket. Ebben a bejegyzésben két hatékony eszközt mutatok be, amelyek segítenek a produktivitás növelésében a munkánk során és a magánéletben is.

Eisenhower-mátrix: A hatékony döntéshozatal eszköze

Dwight D. Eisenhower, az Egyesült Államok egykori elnöke így fogalmazott:

„Amit sürgősnek tartunk, az ritkán fontos. És ami valóban fontos, az ritkán sürgős.”

Ezen elv alapján alkotta meg az Eisenhower-mátrixot, amely segít abban, hogy a teendőinket a valódi fontosságuk szerint kezeljük, ne csak a sürgősségük alapján.

Hogyan működik az Eisenhower-mátrix?

A módszer lényege, hogy minden feladatot négy kategóriába sorolunk:

🔵 1. Sürgős és fontos – Azonnal elvégzendő
Ezek azok a feladatok, amelyeket halogatás nélkül meg kell oldani, mert jelentős következményeik vannak. Például: határidős projektek, válsághelyzetek kezelése.

🟢 2. Nem sürgős, de fontos – Tervezd meg
Ide tartoznak azok a teendők, amelyek előrevisznek, de ha nem foglalkozunk velük tudatosan, könnyen háttérbe szorulhatnak. Ilyen lehet a stratégiai tervezés, a szakmai fejlődés vagy az egészségmegőrzés.

🟡 3. Sürgős, de nem fontos – Delegáld
Ezek olyan feladatok, amelyeket mások gyakran sürgetnek, de hosszú távon kevésbé lényegesek. Tipikus példák: adminisztratív teendők, általános e-mailek, telefonhívások. Ezeket, ha lehet, érdemes delegálni.

🔴 4. Nem sürgős és nem fontos – Elkerülhető
Az időrabló tevékenységek, amelyek nem visznek előre, például felesleges közösségi média görgetés vagy jelentéktelen feladatok. Ezeket célszerű minimalizálni.

Miért érdemes használni az Eisenhower-mátrixot?

• Segít a valóban lényeges feladatokra koncentrálni, így hatékonyabban tudunk haladni.

• Csökkenti a kapkodást és a stresszt, hiszen tudatosabb döntéseket hozunk.

• Fejleszti a döntéshozatali képességet, mert megtanít különbséget tenni a fontos és kevésbé fontos dolgok között.

• Javítja az időmenedzsmentet hosszú távon, hiszen strukturáltabban kezeljük a feladatainkat.

Ha még nem próbáltad, kezdd azzal, hogy egy heted teendőit besorolod a mátrixba! Meglepő lehet, mennyi időt nyerhetsz vele.

Trello: A vizuális feladatkezelés mestere

Az Eisenhower-mátrix remekül segít a prioritások meghatározásában, de ha egy feladatokat követő, rugalmas rendszert keresel, a Trello tökéletes választás lehet. Ez egy könnyen kezelhető, vizuálisan átlátható feladatkezelő eszköz, amely a Kanban rendszer elvén működik.

Hogyan működik a Trello?

A Trello táblák, listák és kártyák segítségével rendszerezi a feladatokat:

📌 Táblák – Egy-egy projekt vagy témakör számára, például „Ügyfélprojektek” vagy „Személyes teendők”.

📌 Listák – A munkafolyamat különböző szakaszait jelölik, például „Tennivalók”, „Folyamatban”, „Elkészült”.

📌 Kártyák – A konkrét feladatokat tartalmazzák, amelyeket mozgathatsz a listák között a haladásodnak megfelelően.

Miért érdemes használni a Trellot?

✔ Átlátható vizualizáció – Egy pillantással láthatod a projektek állapotát.
✔ Egyszerű, mégis hatékony – Nem kell bonyolult rendszereket építeni, de ha szeretnéd, rengeteg funkcióval bővítheted (határidők, címkék, fájlcsatolás stb.).
✔ Kiváló egyéni és csapatmunkára – Akár saját időmenedzsmentre, akár csapatprojektek követésére használod.
✔ Automatizálási lehetőségek – A Butler funkcióval automatizálhatod az ismétlődő feladatokat.
✔ Minden platformon elérhető – Asztali gépen és mobilon is könnyen kezelhető.

Hogyan kezdj neki?

Ha most ismerkedsz a Trelloval, próbáld ki ezt az alapstruktúrát:

• Tennivalók – Ide kerül minden feladat, amit el kell végezned.

• Folyamatban – Az éppen aktuális feladatok.

• Kész – Az elvégzett feladatok, amelyek lezárásra kerültek.

Ez az egyszerű rendszer már önmagában is hatékonyabbá teheti a munkád szervezését!

Összegzés

Az Eisenhower-mátrix segít a prioritások meghatározásában, míg a Trello a feladatok követésében és rendszerezésében nyújt támogatást. A kettőt együtt használva nemcsak produktívabb lehetsz, hanem a stresszt is csökkentheted, hiszen mindig tudni fogod, mi a következő lépés.

Ha szeretnéd hatékonyabbá tenni az időmenedzsmentedet, érdemes kipróbálnod ezt a két módszert. Már egy kis tudatosság is hatalmas változást hozhat!

📩 Lépj velem kapcsolatba, és beszélgessünk arról, hogyan segíthetek a vállalkozásod gördülékeny működésében!

https://www.hanova.hu/kapcsolat 

https://www.facebook.com/halasinoravirtualisasszisztens 

#szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #hanova #hatékonyság #onlinevállalkozástámogatás

Mit gondolsz, van kapcsolat egy virtuális asszisztens és egy súgó között?

2025. február 7.

Egy virtuális asszisztens olyan a vállalkozónak, mint a színésznek a színházi súgó

Képzeld el a következő helyzetet: egy színész a reflektorfényben áll, minden szem rá szegeződik, és neki hibátlanul kell előadnia a szerepét. De mi történik, ha elakad? Ha egy pillanatra kihagy az emlékezete, vagy egyszerűen túl sok minden van a fejében? A súgó ott van a színpad szélén, és diszkréten, de hatékonyan segít. Nélküle a darab ugyan nem állna le, de a színésznek sokkal nehezebb dolga lenne.

Pontosan így működik egy virtuális asszisztens egy vállalkozás életében.

A háttérből támogat, hogy te tündökölhess

Egy vállalkozó rengeteg szerepet játszik nap mint nap: ügyfélszolgálatos, marketinges, pénzügyes, stratégiai döntéshozó. Ez sokszor túlterhelő lehet, és könnyű elveszni a részletekben. Egy virtuális asszisztens azonban leveszi a válladról az időrabló, de mégis fontos feladatokat, hogy te arra fókuszálhass, ami igazán számít: a növekedésre, az ügyfeleidre és a saját szakértelmed kibontakoztatására.

Hogyan segít egy VA, mint egy jó súgó?

• Diszkréten, de hatékonyan támogat – Nem feltétlenül látják az ügyfeleid, hogy ott vagyok a háttérben, de a munkám hatása érezhető a gördülékeny működésben.

• Időben emlékeztet a fontos dolgokra – Mint a súgó, aki suttog egy elfelejtett sort, én is figyelek a határidőkre, a teendőidre és az adminisztratív apróságokra, hogy semmi se csússzon ki a kezedből.

• Megkönnyíti a munkád – Egy színész jobban játszik, ha nem stresszel azon, hogy minden mondatot tökéletesen emlékszik-e. Egy vállalkozó is hatékonyabb, ha nem kell minden adminisztrációs részletet maga menedzselnie.

🔹 Adminisztráció kezelése – E-mailek rendszerezése, dokumentumok előkészítése, számlázás.
🔹 Időmenedzsment támogatás – Naptárkezelés, határidő-emlékeztetők, meetingek szervezése.
🔹 Közösségi média kezelés – Posztok előkészítése, tartalomtervezés, kommentek kezelése.
🔹 Ügyfélszolgálati támogatás – Ügyfélkérdések megválaszolása, ajánlatok küldése.

Mi lenne, ha neked is lenne egy súgód?

Ha vállalkozóként egyedül próbálod menedzselni a rengeteg feladatot, az olyan, mintha egy színész a teljes darabot segítség nélkül próbálná meg előadni – és közben még a díszleteket is neki kellene cserélnie.

Egy virtuális asszisztens segítségével viszont magabiztosan, fókuszáltan és hatékonyan dolgozhatsz, miközben biztos lehetsz benne, hogy a háttérben minden gördülékenyen működik.

Készen állsz arra, hogy súgód legyen a színfalak mögött?

📩 Lépj velem kapcsolatba, és beszélgessünk arról, hogyan segíthetek a vállalkozásod gördülékeny működésében!

https://www.hanova.hu/kapcsolat 

https://www.facebook.com/halasinoravirtualisasszisztens 

#szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #hanova #hatékonyság #onlinevállalkozástámogatás

Napi cuki sztori

2024. augusztus 30.

Hozzám forduló magánszemélyek problémáinak megoldásában is szívesen segítek.

Így történt a minap, egy fiatalember idegesen hívott fel, hogy a segítségemet kérje családi adókedvezmény nyilatkozat módosításában. Korábban látta és - nagyon okosan - elmentette az adóbevallás átnézős facebook posztomat, így a kontakt megvolt.

Visszakanyarodva a történetre, felhívott, hogy megszületett a gyermeke, és emiatt módosítania kell a munkáltatója felé korábban tett ,családi adókedvezmény igénybevételére vonatkozó nyilatkozatát.

De! Fogalma sincs hogyan kell azt csinálni.

Képernyőmegosztással dolgoztunk, így az ONYA oldalán, ügyfélkapus azonosítással rövid idő alatt elkészült, és beküldtük a módosított nyilatkozatot, amit a munkáltatója néhány perccel később automatikusan megkapott, így a hóvégi bérszámfejtésnél már naprakész adatokkal dolgozik a könyvelőjük.

Újdonsült apuka megnyugodott, mindenki boldog, happy end

#napicuki #apróörömök #szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #storytelling #hanova

Napi pozitív sztori

2024. augusztus 14.

Ma délelőtt felhívott telefonon egy kedves régi ügyfelem, hogy lenne egy feladat, amit viszonylag gyorsan meg kellene oldani. Miután vázolta a helyzetet, átfutottam a napi teendő listámat, kigondoltam, hogyan tudnék kisakkozni egy kis időt, mondtam neki, hogy délután tudok foglalkozni a feladattal.

Örömmel fogadta a hírt, megbeszéltük, hogy rövidesen átküldi e-mailben az anyagot, ami meg is történt.

Elérkeztem a projektjéhez, épp csak megnyitottam az e-mailt, mikor ismét telefonál az ügyfél. Felveszem a telefont, ő kétségbeesetten kérdezi, hogy mennyire merültem már bele a feladatba? Mondom neki, épp megnyitottam az e-mailt.

Nagyon megkönnyebbült, az történt ugyanis, hogy egy kulcsfontosságú dokumentumot elfelejtett csatolni.

Bár jelezte, hogy rövidesen biztosan rájöttem volna, hogy valami hiányzik, és rákérdezek, de jobb, hogy ezt megelőzve ő maga jött rá és gyorsan pótolta a lemaradt dokumentumot, és így teljes hatékonysággal, rövid idő alatt prezentálni tudtam számára az elvégzett feladatot. 🥰

#napipozitív #mindenkiboldog #apróörömök #szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #hanova

Hogyan készítsd fe a vállalkozásod egy VA-val való együttműködésre?

2024. március 16.

A virtuális asszisztensre való felkészülés több kulcsfontosságú lépést is magában foglal, hogy az együttműködés kialakítása zökkenőmentes, a nyújtott szolgáltatások igénybevétele hatékony legyen. Készítettem egy útmutatót ezzel kapcsolatban:

Határozd meg a delegálandó feladatokat és felelősségi köröket:

Határozd meg világosan, hogy milyen feladatokat és felelősségeket szeretnél átadni a virtuális asszisztensnek. Ide tartozhatnak az adminisztratív feladatok, az ügyféltámogatás, a közösségi média kezelése, az adatrögzítés, adatgyűjtés, könyvelés előkészítés, stb.

A meghatározott feladatokról, elvárásaidról adj pontos, részletes leírást.

Beszéljétek meg a kommunikációs és együttműködési eszközöket:

Válasszatok olyan kommunikációs és együttműködési eszközöket, amelyek megkönnyítik a zökkenőmentes interakciót a megbízó és a megbízott között. Ezek közé tartozhat az e-mail, az üzenetküldő alkalmazások (pl. WhatsApp, Messenger), projektmenedzsment szoftverek (pl. Trello) és videokonferencia platformok (pl. Zoom, Skype).

Munkaidő és elérhetőség:

Egyeztessétek össze elvárásaidat/igényedet a kommunikációs gyakorisággal, az előnyben részesített kommunikációs csatornákkal és a válaszidőkkel kapcsolatban. Tisztázzátok a munkaidőt és elérhetőséget, mikor és hogyan érhet el asszisztensed, és fordítva, adott esetben figyelembe véve az időzóna különbségeket. Egyezzetek meg egy olyan időbeosztásban, amely megfelel az üzleti igényeknek, és lehetővé teszi a hatékony kommunikációt és együttműködést. Hozzatok létre protokollokat az előrehaladás jelentésére és a kérdések feltevésére.

Felelősségteljes delegálás:

A feladatokat fokozatosan delegáld, és kezdd a kevésbé kritikus vagy időigényes feladatokkal, hogy kiépülhessen a bizalom a megbízott képességei iránt. Adj egyértelmű utasításokat és ellenőrzéseket annak érdekében, hogy a feladatokat a megelégedésedre végezze el.

Ellenőrizd a teljesítményt és adj visszajelzést:

Rendszeresen ellenőrizve a megbízott teljesítményét, konstruktív visszajelzéssel és iránymutatással, rámutathatsz a felmerülő problémákra vagy javításra szoruló területekre.

Szükség szerint igazíts:

Legyél rugalmas és nyitott a munkafolyamatok és feladatkiosztások kiigazítására a visszajelzések és a változó üzleti igények alapján. Folyamatosan értékeld az együttműködés hatékonyságát, és szükség esetén végezzetek kiigazításokat.

Adatok biztonsága és bizalmas kezelése:

Határozzatok meg biztonsági intézkedéseket az érzékeny információk védelme és a bizalmas kezelés biztosítása érdekében. Adj iránymutatást a bizalmas adatok kezelésére, és használjatok biztonságos módszereket a fájlok megosztására és a rendszerekhez való hozzáférésre.

Biztosítsd a szükséges képzést:

Amennyiben a kiszervezendő feladatok ellátásához specifikus tudás, szoftverismeret szükséges, kínálj képzést az üzleti folyamatokról, eszközökről és rendszerekről, hogy a megbízott rendelkezzen a feladatai hatékony elvégzéséhez szükséges készségekkel és ismeretekkel. Ez magában foglalhat videó oktatóanyagokat, írásos útmutatókat vagy személyes képzést.

Ezeket a lépéseket követve hatékonyan felkészítheted vállalkozásod egy virtuális asszisztenssel történő együttműködésre, és maximalizálhatod az értéket, amelyet egy virtuális asszisztens a szervezet számára nyújt.

Mit tartalmaz a virtuális asszisztensi óradíjam?

2023. szeptember 3.

1. Nettó óradíj

Ez gyakorlatilag a munkabérem, amit akkor is kifizetnél, ha alkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatnál munkavállalót.

2. Adók és járulékok

Az óradíj tartalmazza az általam fizetendő adókat, járulékokat, egyéb díjakat.

3. Munkaeszközök

A munkavégzéshez elengedhetetlenül szükséges munkaeszközöket magam szerzem be, tartom fenn, szükség esetén pótolom, a megbízónak ezek semmilyen plusz költséget nem jelentenek.

4. Szoftverek

A pontos munkavégzéshez szükséges jogtiszta programok, online alkalmazások költségei, előfizetési díjai.

5. Iroda, rezsi

Én is, mint a legtöbb VA otthonról dolgozom, ahol felmerül a vállalkozást terhelő rezsi költséghányad.

6. Képzések

Széleskörű, aktuális tudáson alapuló szolgáltatás nyújtásához képzéseken veszek részt, illetve szakmai anyagokkal képzem magam.

7. Szakmai felkészültség, tapasztalat

Egy VA óradíját szakmai felkészültsége, tapasztalata is befolyásolja, mint munkavállaló alkalmazása esetén.

Mit nem tartalmaz a virtuális asszisztensi óradíjam?

Minden esetben részletesen tájékoztatom a megbízót a megbízás teljesítése során felmerülő költségekről.

1. Általános forgalmi adó

Alanyi adómentes egyéni vállalkozóként nem kerül felszámításra további adó (pontosabban 0% általános forgalmi adót számítok fel).

2. Közvetített, egyéb szolgáltatások költségei

- hirdetések költségei

- felhasznált anyagok költsége, anyagbeszerzés költsége

- igénybevett szolgáltatás költsége, például postaköltség

- utazási és szállásköltség

- domain és tárhely költség

Miért éri meg virtuális asszisztenssel együtt dolgozni?

2023. augusztus 27.

Az előző bejegyzésben megvizsgáltuk, hogy kiknek érdemes és nyereséges igénybe venni a szolgáltatásainkat. Ebben a bejegyzésben azt is nézzük meg, hogy miért.

1. Heti pár óra munkáért nem kell munkaügyi feladatokkal bajlódni:

Ugyan az előző bejegyzésben már utaltam rá, de itt is meg kell említeni, hogy a virtuális asszisztenssel történő együttműködés egyik legnagyobb előnye, hogy nem kell heti pár óra munkára rész vagy teljes munkaidős állásban alkalmazni valakit, így nemcsak a kiválasztás, bérszámfejtés és kilépés folyamatát spóroljuk meg, de anyagilag is jobban jövünk ki.

2. Szakszerű támogatást kapsz a pénzedért cserébe:

Az igaz, hogy talán te is el tudod látni ezeket az adminisztrációs feladatokat, de a cégvezető munkaideje mindig drágább ennél. Vállalkozóként, cégtulajdonosként több időre van szükséged, hogy a legfőbb üzleti tevékenységeidre összpontosíthass. Számos olyan feladat van, amihez nem kell a szakértelmed, továbbá nem minden feladat igényli közvetlen figyelmed. A virtuális asszisztensed személyes és adminisztratív támogatást nyújt, hiszen nekünk ez a szakterületünk, több időt biztosítva a számodra, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosíthass.

Gyűjtsd össze azokat a feladatokat, amiket rendszeresen kell elvégezned. Szervezd ki egy VA részére és a felszabadított idő alatt új üzleti lehetőségek után kutathatsz, több tárgyalásra mehetsz el, jobban fókuszálhatsz a vállalkozás fellendítésére.

3. Nem kell eszközöket és irodát biztosítanod számunkra:

Mi saját telefonunkkal, saját gépünkön dolgozunk, nem fogyasztjuk bent az irodátokban a rezsit, nem a ti eszközeitek kopnak, amortizálódnak, nem kell semmilyen eszközt biztosítanod számunkra. Ez nem csupán anyagi, hanem környezetvédelmi szempontból sem elhanyagolható tényező. Mi rendelkezünk a szükséges szoftverekkel, kifizettük azok licenszét, neked ezeket már nem kell megtenni.

4. Projektjelleggel vagy óradíjban dolgozunk, így csak az elvégzett munkát kell fizetni:

Erről is volt már szó említés szintjén a korábbi bejegyzésben. Ez azt jelenti, hogy nincs fizetett szabadságunk, nem te állod az ebédszünetünket és a kávészünetet sem. Csak annyit kell kifizetned, amennyit valóban dolgoztunk mindenféle plusz járulék vagy munkaügyi bonyodalom nélkül. 

5. Tulajdonosi szemlélet szerint dolgozunk mi is:

Egy virtuális asszisztens maga is vállalkozó, akinek nem mindegy, hogy milyen a megítélése. Így mindig arra törekszik, hogy minőségi szolgáltatást nyújtson. Tisztában vagyunk olyan alapvető vállalkozásvezetéssel kapcsolatos teendőkkel és információkkal, amikkel sok alkalmazott nincs. Tudjuk azt is, hogy milyen fontos a határidők betartása és tisztában vagyunk azzal, hogy mit jelent egy ilyen jellegű együttműködés. Teljes mértékben elkötelezettek vagyunk a munka iránt és ahogy az együttműködés során jobban megismerjük a vállalkozást, úgy a vállalkozó és a cége felé is elkötelezettebbek leszünk. Minél hatékonyabb és eredményesebb munkát végzek, annál nagyobb értéket képviselek a partnerem számára. 

6. Mindig fejlesztjük tudásunkat és eszközeinket:

Számunkra eszközeink és naprakész tudásunk a megélhetésünk kulcsa. Nem engedhetjük meg magunknak, hogy kihagyjuk a tréningeket, képzéseket (amiket a mi esetünkben nem neked kell fizetni - egy alkalmazottal ellentétben), mindig újabb és újabb eszközöket (szoftvereket és más technikai eszközöket) veszünk, hogy egyre magasabb szintű, professzionális szolgáltatást nyújtsunk. Sok alkalmazottal ellentétben mi nem azért járunk képzésekre, mert "elzavarnak" minket, hanem mert fejlődni szeretnénk.

7. Hatékony ügyfélkezelés / irat-, dokumentumkezelés

A minőségi ügyfélkezelés egy vállalkozás meghatározója lehet. Egyeztess a virtuális asszisztenseddel, hogy milyen típusú megkereséseket kezelhet:

árajánlatkérések

információk átadása

találkozók egyeztetése

kapcsolatfelvétel üzleti partnerekkel, beszállítókkal

fontos információk gyűjtése ügyfelektől

További számos érv szól még egy virtuális asszisztens mellett, amit Te is megtapasztalhatsz, ha máris elkezded például velem az együttműködést.

Ha ezek után úgy érzed, hogy szükséged van egy professzionális virtuális asszisztens segítségére, keress bátran elérhetőségeimen, beszéljük át miben tudok segítségedre lenni.

Amennyiben úgy gondolod, hogy másoknak is hasznos lehet ez a bejegyzés, megköszönöm, ha megosztod, hogy eljusson minél több emberhez :)

Kinek éri meg virtuális asszisztenssel együtt dolgozni?

2023. 08. 13.

A teljes igazsághoz hozzá tartozik, hogy nincs mindenkinek szüksége virtuális asszisztens szolgáltatásának igénybevételére.

Aki havi 168 órányi feladatra keres asszisztenst, annak főállású titkárnőre vagy irodavezetőre van szüksége.

Viszont akár méretéből, akár tevékenységéből adódóan rengeteg olyan vállalkozó van, akinek a virtuális asszisztencia jelenti az optimális megoldást.

Nézzünk ilyen helyzeteket:

1. Nincs idő az ügyviteli feladatokra:

A termelés, gyártás, szolgáltatás feladatainak ellátása mellett nem mindig van idő az adminisztrációra, az iktatásra vagy a marketing, esetleg social media feladatok ellátására, pedig ezek is fontosak egy vállalkozás működése szempontjából. Ezek sok esetben nem nagy feladatok, hetente, havonta csak pár órát igényelnek, de kifejezetten hátrányos tud lenni, ha gyakran vagy tartósan nincsenek elvégezve.

2. Csak pár órányi elmaradás van, erre nem lehet embert felvenni:

Az előző ponthoz kapcsolódva alkalomszerűen lehetnek olyan feladatok, amik ugyan csak kevés időt tesznek ki, viszont senkinek sincs rá ideje megcsinálni, esetleg nincs megfelelő tapasztalata és/vagy képzettsége hozzá a munkavállalóknak vagy a cégvezetőnek. Erre a pár órányi munkára érdemes lehet szerződéses alapon egy külsős szakembert alkalmazni, aki profin elvégzi a munkát mindenféle plusz munkaügyi adminisztráció nélkül.

3. Nem akarsz bejelentéssel, munkaügyekkel bajlódni:

A "Miért éri meg...?" kérdést egy külön bejegyzésben is részletezzük a későbbiekben, de már itt is fontos megemlíteni a következő szempontokat.

Hirdetésfeladás, önéletrajzolvasás, interjúztatás, betanítás, próbaidő, felmondások, kilépőpapírok... Kinek van erre szüksége heti pár órányi munka miatt, ha egy szakember elvégezheti szerződéses alapon ezeket a feladatokat mindenféle plusz munkaügyi nehézség, bonyodalom és költség nélkül?

4. Korlátozottak az adminisztrációra fordítható anyagi lehetőségek:

Egy virtuális asszisztens olcsóbb opció, mint egy bejelentett alkalmazott, hiszen nem kell utána semmilyen járulékot fizetni, nem kell bérszámfejteni, bejelenteni stb. Annyit kell fizetni csak, amennyit q megállapodás alapján kiszámlázunk. Ha pedig azt is belekalkuláljuk az árba, hogy egy virtuális asszisztens rendelkezik minden eszközzel, szükséges szoftverrel, nem az irodai rezsit fogyasztja, nincs szüksége munkaállomásra és saját asztalra, egyértelműen láthatjuk, hogy mennyivel olcsóbb ez a fajta együttműködés egy alkalmazott foglalkoztatásával szemben. Arról pedig akkor még nem is beszéltünk, hogy egy virtuális asszisztensnek csak azt kell kifizetni, amit valóban és megfelelő minőségben megcsinált, nincs fizetett szabadság, nincs ebédszünet és HR-es feladatok, ahogy az előző pontban már utaltam rá.

5. Szükséged van arra, hogy aki ezeket a feladatokat ellátja, vállalkozói szemléletű legyen:

Egy virtuális asszisztens maga is vállalkozó, tudja, hogy ez mit jelent és ennek megfelelően a maximumot nyújtja. Tisztában van olyan alapvető vállalkozásvezetéssel kapcsolatos teendőkkel és információkkal, amikkel sok alkalmazott nincs. Tudjuk, hogy milyen fontos a határidők tartása és tisztában vagyunk azzal, hogy mit jelent egy ilyen jellegű együttműködés.

Valóban nincs mindenkinek szüksége virtuális asszisztensre. De ha Neked van olyan tevékenységed, amit szívesen kiszerveznél, keress bátran, beszéljünk, és találjuk meg együtt a legjobb megoldást.

Mivel foglalkozik pontos(abb)an egy virtuális asszisztens?

2023. 08. 06.

Minden vállalkozó, vállalkozás működése során szembe találja magát olyan feladatokkal, melyek nem kapcsolódnak szorosan a fő tevékenységhez, mégis, többnyire jogszabályi kötelezettség okán, szükséges elvégezni azokat. Ezek lehetnek eseti, vagy rendszeres / folyamatos megbízás keretén belül elvégzett feladatok.

A vállalkozók többségének ezek a feladatok több szempontból is "időrablók" tudnak lenni. Nem vág szakmába, kevés tudással és tapasztalattal rendelkezik, nem is igazán mutat érdeklődést iránta, emiatt lassabban tud haladni, valamint nyűgként, szükséges rosszként éli meg, ami szintén hátráltatja a hatékonyságot.

Virtuális asszisztensként ezeket a feladatokat tudom helyetted elvégezni, hogy Te azzal foglalkozhass, amiért vállalkozó lettél. Mondhatni én azért lettem vállalkozó, hogy a Te vállalkozásod hatékonyabban tudjon működni.

Legyél akár asztalos, vagy cukrász, műkörmös vagy autószerelő, biztos vagyok abban, hogy van olyan feladat, amiben segítségedre tudok lenni. Olyan feladatokat tudok ellátni, mint a találkozók ütemezése, ügyviteli és pénzügyi munkák, könyvelés előkészítés, számlázás, iratkezelés, személyes asszisztensi feladatok, ügyfélszolgálat, adatfeldolgozás, adatbevitel, közösségi médiakészítés, tartalomkezelés és kutatás.

A világ a digitalizáció felé halad, a távoli munkavégzés pedig egyre nagyobb mértékben jelen van már a mindennapjainkban. Virtuális asszisztensként csupán egy digitális eszközre, internetre és egy telefonra van szükségem ahhoz, hogy támogatni tudjalak a munkádban.

Nem minden virtuális asszisztens egyforma szolgáltatást nyújt. Vélhetően vannak átfedések, de szép számmal akadnak különbségek is.

Vannak, akik marketing világára specializálódtak, vannak, akik webfejlesztőként, designerként, programozóként teljesednek ki a munkájukban.

Vannak, akik igény szerint vállalják a személyes jelenlétet is, mint például jómagam, és vannak, akik kizárólag virtuálisan állnak ügyfeleik rendelkezésére.

Vannak, akik csakis ügyintézési/adminisztratív szolgáltatással foglalkoznak, vannak, akik kapcsolódó szolgáltatásokat is vállalnak, én is ez utóbbi körbe tartozom, igény szerint postázást, nyomtatást, szkennelést is vállalok.

Mindenkinek más az erőssége, kinek a fogalmazás, kinek a számok világa megy jobban. Képszerkesztés, videókészítés, akár narrálás is felmerülhet a kiszervezhető feladatok között.

Általános adminisztratív feladatok, mint például számla kiállítás, kiegyenlítések kezelése, szövegszerkesztés, táblázatkezelés, adatrögzítés, a legegyszerűbben kiszervezhető feladatok közé tartozik. De akár egy névjegykártya, szórólap, brossúra megtervezésére, nyomtatására is megoldást nyújthat egy VA.

Neked miben tudok segíteni?

Ha felmerült Benned, hogy segítségre volna szükséged, esetleg gondolkoztál már azon is, hogy milyen feladatokat adnál át szívesen, keress meg, beszéljük át, hogy a legoptimálisabb megoldást tudjuk megtalálni.

VA vállalkozóvá válásom története

2023. 06. 27.

Nem mondhatnám, hogy amióta az eszemet tudom, erre a pályára készültem, de valahogy mégis viszonylag egyenes volt az út.

Mindig is volt bennem vezetői ambíció, már az iskolában is kitűntem a társaim közül, magasságommal is és azért is, mert szerettem megoldani a dolgokat, rávezetni a környezetemben lévőket a megoldásra, vagy akár kész megoldást nyújtani.

Magánéletemben és munkám során is nagy híve vagyok az online megoldásoknak, szeretek is ezekkel “molyolni”, utánanézni, bővíteni a tudásom és elintézni olyan ügyeket, amiket korábban személyesen, hosszadalmasan és bonyolult módon lehetett csak. Ilyenek például az ügyfélkapuval intézhető hivatalos ügyek és az online ügyviteli szoftverek.

Informatika szakon érettségiztem, ezután Gazdasági informatikus és Irodavezető végzettséget szereztem, amivel tulajdonképpen már akkor megalapoztam, hogy egyszer online vállalkozástámogató lehessek.

Az iskola után szinte első munkahelyemen, egy gépipari cégnél helyezkedem el irodavezetőként, ahol - kisvállalkozás lévén - nagyon sokrétű feladataim voltak. Itt különösen kapóra jött, hogy mindent meg akarok oldani - azt hiszem bátran mondhatom, hogy szinte kivétel nélkül sikerülni is szokott.

Évekkel később találkoztam a “Virtuális Asszisztens” kifejezéssel, valamint egy képzéssel, amivel az addig megszerzett tudásom és tapasztalatom még tovább tudtam szélesíteni. Nagyon izgalmas és értékes időszak volt az online tanfolyam elvégzése.

Időközben ráeszméltem, és rá is vezettek, hogy családtagjaim és barátaim is rendszeresen fordulnak hozzám olyan problémákkal, melyekre tudok nekik megoldással szolgálni.

Nagymamám egyszer azt mondta: “...nem is tudom mihez kezdenék, ha nem tudnálak felhívni, amikor ilyen gondom van.” Ez a mondat adta végül az utolsó lökést ahhoz, hogy önálló tevékenységbe kezdjek, így lehetőségem nyílt segíteni olyan emberek, vállalkozók életét, akik nem rendelkeznek hozzám hasonló tudással, tapasztalattal, vagy éppen nem szívesen foglalkoznak adminisztratív feladatokkal.