Blog

Hogyan készítsd fe a vállalkozásod egy VA-val való együttműködésre?

2024. március 16.


A virtuális asszisztensre való felkészülés több kulcsfontosságú lépést is magában foglal, hogy az együttműködés kialakítása zökkenőmentes, a nyújtott szolgáltatások igénybevétele hatékony legyen. Készítettem egy útmutatót ezzel kapcsolatban:


Határozd meg a delegálandó feladatokat és felelősségi köröket: Határozd meg világosan, hogy milyen feladatokat és felelősségeket szeretnél átadni a virtuális asszisztensnek. Ide tartozhatnak az adminisztratív feladatok, az ügyféltámogatás, a közösségi média kezelése, az adatrögzítés, adatgyűjtés, könyvelés előkészítés, stb.

A meghatározott feladatokról, elvárásaidról adj pontos, részletes leírást.


Beszéljétek meg a kommunikációs és együttműködési eszközöket: Válasszatok olyan kommunikációs és együttműködési eszközöket, amelyek megkönnyítik a zökkenőmentes interakciót a megbízó és a megbízott között. Ezek közé tartozhat az e-mail, az üzenetküldő alkalmazások (pl. WhatsApp, Messenger), projektmenedzsment szoftverek (pl. Trello) és videokonferencia platformok (pl. Zoom, Skype).


Munkaidő és elérhetőség: Egyeztessétek össze elvárásaidat/igényedet a kommunikációs gyakorisággal, az előnyben részesített kommunikációs csatornákkal és a válaszidőkkel kapcsolatban. Tisztázzátok a munkaidőt és elérhetőséget, mikor és hogyan érhet el asszisztensed, és fordítva, adott esetben figyelembe véve az időzóna különbségeket. Egyezzetek meg egy olyan időbeosztásban, amely megfelel az üzleti igényeknek, és lehetővé teszi a hatékony kommunikációt és együttműködést. Hozzatok létre protokollokat az előrehaladás jelentésére és a kérdések feltevésére.


Felelősségteljes delegálás: A feladatokat fokozatosan delegáld, és kezdd a kevésbé kritikus vagy időigényes feladatokkal, hogy kiépülhessen a bizalom a megbízott képességei iránt. Adj egyértelmű utasításokat és ellenőrzéseket annak érdekében, hogy a feladatokat a megelégedésedre végezze el.


Ellenőrizd a teljesítményt és adj visszajelzést: Rendszeresen ellenőrizve a megbízott teljesítményét, konstruktív visszajelzéssel és iránymutatással, rámutathatsz a felmerülő problémákra vagy javításra szoruló területekre.


Szükség szerint igazíts: Legyél rugalmas és nyitott a munkafolyamatok és feladatkiosztások kiigazítására a visszajelzések és a változó üzleti igények alapján. Folyamatosan értékeld az együttműködés hatékonyságát, és szükség esetén végezzetek kiigazításokat.


Adatok biztonsága és bizalmas kezelése: Határozzatok meg biztonsági intézkedéseket az érzékeny információk védelme és a bizalmas kezelés biztosítása érdekében. Adj iránymutatást a bizalmas adatok kezelésére, és használjatok biztonságos módszereket a fájlok megosztására és a rendszerekhez való hozzáférésre.


Biztosítsd a szükséges képzést: Amennyiben a kiszervezendő feladatok ellátásához specifikus tudás, szoftverismeret szükséges, kínálj képzést az üzleti folyamatokról, eszközökről és rendszerekről, hogy a megbízott rendelkezzen a feladatai hatékony elvégzéséhez szükséges készségekkel és ismeretekkel. Ez magában foglalhat videó oktatóanyagokat, írásos útmutatókat vagy személyes képzést.


Ezeket a lépéseket követve hatékonyan felkészítheted vállalkozásod egy virtuális asszisztenssel történő együttműködésre, és maximalizálhatod az értéket, amelyet egy virtuális asszisztens a szervezet számára nyújt.

Általam ismert és használt szoftverek, alkalmazások

2023. október 21.


A hétköznapokban is számtalan informatikai megoldás, szoftver, alkalmazás vesz körül bennünket. Ez virtuális asszisztensként még inkább így van, hiszen a munkánkat ezek segítségével, használatával tudjuk teljeskörűen és megfelelően ellátni.

Vannak olyan szoftverek, melyek adott feladat elvégzését segítik, ilyenek például a videószerkesztő, vagy szövegszerkesztő programok. Vannak, amelyek háttér támogatást nyújtanak, mint például az időmérő vagy számlázó programok, tárhely, böngésző. Aztán ott vannak a social media felületek, marketing célú alkalmazások, amelyekkel közönségünket tudjuk elérni, tájékoztatni, akár szórakoztatni.

Az alábbi listában látható az általam leggyakrabban használt programok, melyek között a fenti típusok mindegyike megtalálható.



Az irodai szoftverek segítenek elvégezni az adott feladatot, a social media felületek a kapcsolattartást segítik, míg az időmérő és feladat megosztó alkalmazások a projekt munka precíz követését és elszámolását teszik lehetővé.

Külön praktikus a legtöbb ilyen program esetében - legalábbis az általam használtak legtöbb esetében ez igaz -, hogy okostelefonra optimalizált verziója is van, így valóban bárhol, bármikor lehetőséget nyújtanak a használatra.

Továbbá egyre kevésbé kerülhető ki napjainkban a mesterséges intelligencia, amit néhány fenti program is alapul vesz, illetve közvetlenül kérdésekre is választ kaphatunk "tőle". Ezért nem lenne teljes a bejegyzés ennek említése nélkül.

Mit tartalmaz a virtuális asszisztensi óradíjam?

2023. szeptember 3.


1. Nettó óradíj

Ez gyakorlatilag a munkabérem, amit akkor is kifizetnél, ha alkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatnál munkavállalót.

2. Adók és járulékok

Az óradíj tartalmazza az általam fizetendő adókat, járulékokat, egyéb díjakat.

3. Munkaeszközök

A munkavégzéshez elengedhetetlenül szükséges munkaeszközöket magam szerzem be, tartom fenn, szükség esetén pótolom, a megbízónak ezek semmilyen plusz költséget nem jelentenek.

4. Szoftverek

A pontos munkavégzéshez szükséges jogtiszta programok, online alkalmazások költségei, előfizetési díjai.

5. Iroda, rezsi

Én is, mint a legtöbb VA otthonról dolgozom, ahol felmerül a vállalkozást terhelő rezsi költséghányad.

6. Képzések

Széleskörű, aktuális tudáson alapuló szolgáltatás nyújtásához képzéseken veszek részt, illetve szakmai anyagokkal képzem magam.

7. Szakmai felkészültség, tapasztalat

Egy VA óradíját szakmai felkészültsége, tapasztalata is befolyásolja, mint munkavállaló alkalmazása esetén.


Mit nem tartalmaz a virtuális asszisztensi óradíjam?


Minden esetben részletesen tájékoztatom a megbízót a megbízás teljesítése során felmerülő költségekről.


1. Általános forgalmi adó

Alanyi adómentes adószámos magánszemélyként nem kerül felszámításra további adó.

2. Közvetített, egyéb szolgáltatások költségei

- hirdetések költségei

- felhasznált anyagok költsége, anyagbeszerzés költsége

- igénybevett szolgáltatás költsége, például postaköltség

- utazási és szállásköltség

- domain és tárhely költség


Miért éri meg virtuális asszisztenssel együtt dolgozni?

2023. augusztus 27.


Az előző bejegyzésben megvizsgáltuk, hogy kiknek érdemes és nyereséges igénybe venni a szolgáltatásainkat. Ebben a bejegyzésben azt is nézzük meg, hogy miért.


1. Heti pár óra munkáért nem kell munkaügyi feladatokkal bajlódni:


Ugyan az előző bejegyzésben már utaltam rá, de itt is meg kell említeni, hogy a virtuális asszisztenssel történő együttműködés egyik legnagyobb előnye, hogy nem kell heti pár óra munkára rész vagy teljes munkaidős állásban alkalmazni valakit, így nemcsak a kiválasztás, bérszámfejtés és kilépés folyamatát spóroljuk meg, de anyagilag is jobban jövünk ki.


2. Szakszerű támogatást kapsz a pénzedért cserébe:


Az igaz, hogy talán te is el tudod látni ezeket az adminisztrációs feladatokat, de a cégvezető munkaideje mindig drágább ennél. Vállalkozóként, cégtulajdonosként több időre van szükséged, hogy a legfőbb üzleti tevékenységeidre összpontosíthass. Számos olyan feladat van, amihez nem kell a szakértelmed, továbbá nem minden feladat igényli közvetlen figyelmed. A virtuális asszisztensed személyes és adminisztratív támogatást nyújt, hiszen nekünk ez a szakterületünk, több időt biztosítva a számodra, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosíthass.

Gyűjtsd össze azokat a feladatokat, amiket rendszeresen kell elvégezned. Szervezd ki egy VA részére és a felszabadított idő alatt új üzleti lehetőségek után kutathatsz, több tárgyalásra mehetsz el, jobban fókuszálhatsz a vállalkozás fellendítésére.


3. Nem kell eszközöket és irodát biztosítanod számunkra:


Mi saját telefonunkkal, saját gépünkön dolgozunk, nem fogyasztjuk bent az irodátokban a rezsit, nem a ti eszközeitek kopnak, amortizálódnak, nem kell semmilyen eszközt biztosítanod számunkra. Ez nem csupán anyagi, hanem környezetvédelmi szempontból sem elhanyagolható tényező. Mi rendelkezünk a szükséges szoftverekkel, kifizettük azok licenszét, neked ezeket már nem kell megtenni.


4. Projektjelleggel vagy óradíjban dolgozunk, így csak az elvégzett munkát kell fizetni:


Erről is volt már szó említés szintjén a korábbi bejegyzésben. Ez azt jelenti, hogy nincs fizetett szabadságunk, nem te állod az ebédszünetünket és a kávészünetet sem. Csak annyit kell kifizetned, amennyit valóban dolgoztunk mindenféle plusz járulék vagy munkaügyi bonyodalom nélkül. 


5. Tulajdonosi szemlélet szerint dolgozunk mi is:


Egy virtuális asszisztens maga is vállalkozó, akinek nem mindegy, hogy milyen a megítélése. Így mindig arra törekszik, hogy minőségi szolgáltatást nyújtson. Tisztában vagyunk olyan alapvető vállalkozásvezetéssel kapcsolatos teendőkkel és információkkal, amikkel sok alkalmazott nincs. Tudjuk azt is, hogy milyen fontos a határidők betartása és tisztában vagyunk azzal, hogy mit jelent egy ilyen jellegű együttműködés. Teljes mértékben elkötelezettek vagyunk a munka iránt és ahogy az együttműködés során jobban megismerjük a vállalkozást, úgy a vállalkozó és a cége felé is elkötelezettebbek leszünk. Minél hatékonyabb és eredményesebb munkát végzek, annál nagyobb értéket képviselek a partnerem számára. 


6. Mindig fejlesztjük tudásunkat és eszközeinket:


Számunkra eszközeink és naprakész tudásunk a megélhetésünk kulcsa. Nem engedhetjük meg magunknak, hogy kihagyjuk a tréningeket, képzéseket (amiket a mi esetünkben nem neked kell fizetni - egy alkalmazottal ellentétben), mindig újabb és újabb eszközöket (szoftvereket és más technikai eszközöket) veszünk, hogy egyre magasabb szintű, professzionális szolgáltatást nyújtsunk. Sok alkalmazottal ellentétben mi nem azért járunk képzésekre, mert "elzavarnak" minket, hanem mert fejlődni szeretnénk.


7. Hatékony ügyfélkezelés / irat-, dokumentumkezelés


A minőségi ügyfélkezelés egy vállalkozás meghatározója lehet. Egyeztess a virtuális asszisztenseddel, hogy milyen típusú megkereséseket kezelhet:


árajánlatkérések

információk átadása

találkozók egyeztetése

kapcsolatfelvétel üzleti partnerekkel, beszállítókkal

fontos információk gyűjtése ügyfelektől


További számos érv szól még egy virtuális asszisztens mellett, amit Te is megtapasztalhatsz, ha máris elkezded például velem az együttműködést.

Ha ezek után úgy érzed, hogy szükséged van egy professzionális virtuális asszisztens segítségére, keress bátran elérhetőségeimen, beszéljük át miben tudok segítségedre lenni.

Amennyiben úgy gondolod, hogy másoknak is hasznos lehet ez a bejegyzés, megköszönöm, ha megosztod, hogy eljusson minél több emberhez :)

Kinek éri meg virtuális asszisztenssel együtt dolgozni?

2023. 08. 13.


A teljes igazsághoz hozzá tartozik, hogy nincs mindenkinek szüksége virtuális asszisztens szolgáltatásának igénybevételére.

Aki havi 168 órányi feladatra keres asszisztenst, annak főállású titkárnőre vagy irodavezetőre van szüksége.

Viszont akár méretéből, akár tevékenységéből adódóan rengeteg olyan vállalkozó van, akinek a virtuális asszisztencia jelenti az optimális megoldást.

Nézzünk ilyen helyzeteket:


1. Nincs idő az ügyviteli feladatokra:


A termelés, gyártás, szolgáltatás feladatainak ellátása mellett nem mindig van idő az adminisztrációra, az iktatásra vagy a marketing, esetleg social media feladatok ellátására, pedig ezek is fontosak egy vállalkozás működése szempontjából. Ezek sok esetben nem nagy feladatok, hetente, havonta csak pár órát igényelnek, de kifejezetten hátrányos tud lenni, ha gyakran vagy tartósan nincsenek elvégezve.


2. Csak pár órányi elmaradás van, erre nem lehet embert felvenni:


Az előző ponthoz kapcsolódva alkalomszerűen lehetnek olyan feladatok, amik ugyan csak kevés időt tesznek ki, viszont senkinek sincs rá ideje megcsinálni, esetleg nincs megfelelő tapasztalata és/vagy képzettsége hozzá a munkavállalóknak vagy a cégvezetőnek. Erre a pár órányi munkára érdemes lehet szerződéses alapon egy külsős szakembert alkalmazni, aki profin elvégzi a munkát mindenféle plusz munkaügyi adminisztráció nélkül.


3. Nem akarsz bejelentéssel, munkaügyekkel bajlódni:


A "Miért éri meg...?" kérdést egy külön bejegyzésben is részletezzük a későbbiekben, de már itt is fontos megemlíteni a következő szempontokat.

Hirdetésfeladás, önéletrajzolvasás, interjúztatás, betanítás, próbaidő, felmondások, kilépőpapírok... Kinek van erre szüksége heti pár órányi munka miatt, ha egy szakember elvégezheti szerződéses alapon ezeket a feladatokat mindenféle plusz munkaügyi nehézség, bonyodalom és költség nélkül?


4. Korlátozottak az adminisztrációra fordítható anyagi lehetőségek:


Egy virtuális asszisztens olcsóbb opció, mint egy bejelentett alkalmazott, hiszen nem kell utána semmilyen járulékot fizetni, nem kell bérszámfejteni, bejelenteni stb. Annyit kell fizetni csak, amennyit q megállapodás alapján kiszámlázunk. Ha pedig azt is belekalkuláljuk az árba, hogy egy virtuális asszisztens rendelkezik minden eszközzel, szükséges szoftverrel, nem az irodai rezsit fogyasztja, nincs szüksége munkaállomásra és saját asztalra, egyértelműen láthatjuk, hogy mennyivel olcsóbb ez a fajta együttműködés egy alkalmazott foglalkoztatásával szemben. Arról pedig akkor még nem is beszéltünk, hogy egy virtuális asszisztensnek csak azt kell kifizetni, amit valóban és megfelelő minőségben megcsinált, nincs fizetett szabadság, nincs ebédszünet és HR-es feladatok, ahogy az előző pontban már utaltam rá.


5. Szükséged van arra, hogy aki ezeket a feladatokat ellátja, vállalkozói szemléletű legyen:


Egy virtuális asszisztens maga is vállalkozó, tudja, hogy ez mit jelent és ennek megfelelően a maximumot nyújtja. Tisztában van olyan alapvető vállalkozásvezetéssel kapcsolatos teendőkkel és információkkal, amikkel sok alkalmazott nincs. Tudjuk, hogy milyen fontos a határidők tartása és tisztában vagyunk azzal, hogy mit jelent egy ilyen jellegű együttműködés.



Valóban nincs mindenkinek szüksége virtuális asszisztensre. De ha Neked van olyan tevékenységed, amit szívesen kiszerveznél, keress bátran, beszéljünk, és találjuk meg együtt a legjobb megoldást.

Mivel foglalkozik pontos(abb)an egy virtuális asszisztens?

2023. 08. 06.


Minden vállalkozó, vállalkozás működése során szembe találja magát olyan feladatokkal, melyek nem kapcsolódnak szorosan a fő tevékenységhez, mégis, többnyire jogszabályi kötelezettség okán, szükséges elvégezni azokat. Ezek lehetnek eseti, vagy rendszeres / folyamatos megbízás keretén belül elvégzett feladatok.

A vállalkozók többségének ezek a feladatok több szempontból is "időrablók" tudnak lenni. Nem vág szakmába, kevés tudással és tapasztalattal rendelkezik, nem is igazán mutat érdeklődést iránta, emiatt lassabban tud haladni, valamint nyűgként, szükséges rosszként éli meg, ami szintén hátráltatja a hatékonyságot.

Virtuális asszisztensként ezeket a feladatokat tudom helyetted elvégezni, hogy Te azzal foglalkozhass, amiért vállalkozó lettél. Mondhatni én azért lettem vállalkozó, hogy a Te vállalkozásod hatékonyabban tudjon működni.

Legyél akár asztalos, vagy cukrász, műkörmös vagy autószerelő, biztos vagyok abban, hogy van olyan feladat, amiben segítségedre tudok lenni. Olyan feladatokat tudok ellátni, mint a találkozók ütemezése, ügyviteli és pénzügyi munkák, könyvelés előkészítés, számlázás, iratkezelés, személyes asszisztensi feladatok, ügyfélszolgálat, adatfeldolgozás, adatbevitel, közösségi médiakészítés, tartalomkezelés és kutatás.

A világ a digitalizáció felé halad, a távoli munkavégzés pedig egyre nagyobb mértékben jelen van már a mindennapjainkban. Virtuális asszisztensként csupán egy digitális eszközre, internetre és egy telefonra van szükségem ahhoz, hogy támogatni tudjalak a munkádban.

Nem minden virtuális asszisztens egyforma szolgáltatást nyújt. Vélhetően vannak átfedések, de szép számmal akadnak különbségek is.

Vannak, akik marketing világára specializálódtak, vannak, akik webfejlesztőként, designerként, programozóként teljesednek ki a munkájukban.

Vannak, akik igény szerint vállalják a személyes jelenlétet is, mint például jómagam, és vannak, akik kizárólag virtuálisan állnak ügyfeleik rendelkezésére.

Vannak, akik csakis ügyintézési/adminisztratív szolgáltatással foglalkoznak, vannak, akik kapcsolódó szolgáltatásokat is vállalnak, én is ez utóbbi körbe tartozom, igény szerint postázást, nyomtatást, szkennelést is vállalok.

Mindenkinek más az erőssége, kinek a fogalmazás, kinek a számok világa megy jobban. Képszerkesztés, videókészítés, akár narrálás is felmerülhet a kiszervezhető feladatok között.

Általános adminisztratív feladatok, mint például számla kiállítás, kiegyenlítések kezelése, szövegszerkesztés, táblázatkezelés, adatrögzítés, a legegyszerűbben kiszervezhető feladatok közé tartozik. De akár egy névjegykártya, szórólap, brossúra megtervezésére, nyomtatására is megoldást nyújthat egy VA.

Neked miben tudok segíteni?

Ha felmerült Benned, hogy segítségre volna szükséged, esetleg gondolkoztál már azon is, hogy milyen feladatokat adnál át szívesen, keress meg, beszéljük át, hogy a legoptimálisabb megoldást tudjuk megtalálni.

VA vállalkozóvá válásom története

2023. 06. 27.


Nem mondhatnám, hogy amióta az eszemet tudom, erre a pályára készültem, de valahogy mégis viszonylag egyenes volt az út.

Mindig is volt bennem vezetői ambíció, már az iskolában is kitűntem a társaim közül, magasságommal is és azért is, mert szerettem megoldani a dolgokat, rávezetni a környezetemben lévőket a megoldásra, vagy akár kész megoldást nyújtani.

Magánéletemben és munkám során is nagy híve vagyok az online megoldásoknak, szeretek is ezekkel “molyolni”, utánanézni, bővíteni a tudásom és elintézni olyan ügyeket, amiket korábban személyesen, hosszadalmasan és bonyolult módon lehetett csak. Ilyenek például az ügyfélkapuval intézhető hivatalos ügyek és az online ügyviteli szoftverek.

Informatika szakon érettségiztem, ezután Gazdasági informatikus és Irodavezető végzettséget szereztem, amivel tulajdonképpen már akkor megalapoztam, hogy egyszer online vállalkozástámogató lehessek.

Az iskola után szinte első munkahelyemen, egy gépipari cégnél helyezkedem el irodavezetőként, ahol - kisvállalkozás lévén - nagyon sokrétű feladataim voltak. Itt különösen kapóra jött, hogy mindent meg akarok oldani - azt hiszem bátran mondhatom, hogy szinte kivétel nélkül sikerülni is szokott.

Évekkel később találkoztam a “Virtuális Asszisztens” kifejezéssel, valamint egy képzéssel, amivel az addig megszerzett tudásom és tapasztalatom még tovább tudtam szélesíteni. Nagyon izgalmas és értékes időszak volt az online tanfolyam elvégzése.

Időközben ráeszméltem, és rá is vezettek, hogy családtagjaim és barátaim is rendszeresen fordulnak hozzám olyan problémákkal, melyekre tudok nekik megoldással szolgálni.

Nagymamám egyszer azt mondta: “...nem is tudom mihez kezdenék, ha nem tudnálak felhívni, amikor ilyen gondom van.” Ez a mondat adta végül az utolsó lökést ahhoz, hogy önálló tevékenységbe kezdjek, így lehetőségem nyílt segíteni olyan emberek, vállalkozók életét, akik nem rendelkeznek hozzám hasonló tudással, tapasztalattal, vagy éppen nem szívesen foglalkoznak adminisztratív feladatokkal.